apartman yönetimi nasıl kurulur

Apartman Yönetimi Nasıl Kurulur? İşte Adım Adım Süreç

Yeni bir apartmana taşındınız veya mevcut yönetim dağıldı. Şimdi kafanızda tek bir soru var: apartman yönetimi nasıl kurulur? Bize ulaşan bir vakada, İstanbul'da 12 dairelik bir apartmanın yöneticisi istifa etmişti. Geriye kalan malikler ne yapacaklarını bilmiyordu. İşte tam bu noktada devreye girdik.

Süreç aslında sandığınızdan karmaşık değil. Şöyle söyleyeyim: Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 34. maddesi bu işin çerçevesini çiziyor. Kanun diyor ki: kat malikleri, yönetici seçmek ve yönetim planını belirlemek zorundadır. Peki bunu nasıl yapacaksınız? Gelin birlikte bakalım.

Toplantı Çağrısı ve Gündem Belirleme

Her şey bir toplantıyla başlar. Ama önce o toplantıya herkesi çağırmanız gerek. Kapıya asılan bir duyuru, WhatsApp grubundan atılan mesaj... Hangisi işe yarıyorsa. Bize ulaşan bir başka vakada, yönetici adayı olan bir malik, toplantıyı duyurmayı unutmuştu. Toplantı yapıldı, karar alındı, ama sonradan geçersiz sayıldı. Usul hatasından.

Toplantı çağrısında gündemi yazmak şart. "Yönetici seçimi" maddesi açıkça belirtilmeli. Ayrıca toplantı tarihinden en az 15 gün önce duyuru yapılması gerekiyor. Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 34 uyarınca, kat malikleri kurulu toplantıları bu kurallara tabidir. İhmal ederseniz, alınan kararlar mahkemeden dönebilir. Benim başıma gelen bir olayı anlatayım: bir arkadaşımın apartmanında toplantı yapılmış, ama duyuru süresi 12 gündü. İki malik itiraz edince mahkeme kararı iptal etti.

Toplantıyı düzenleyen kişi genellikle mevcut yöneticidir. Ama eğer yönetici yoksa, herhangi bir malik toplantıya çağrı yapabilir. Bunun için notere gitmenize gerek yok. Basit bir yazılı duyuru yeterli. Yeter ki tarih, saat ve yer açık olsun.

Bu arada, şunu da söyleyeyim: toplantıyı fiziksel yapmak zorunda değilsiniz. Eğer tüm malikler yazılı olarak onay verirse, toplantıyı online da yapabilirsiniz. Pandemiden sonra bu yöntem çok yaygınlaştı. İzmir'de 24 dairelik bir apartmanda, maliklerin yarısı yurt dışında yaşıyordu. Online toplantı sayesinde herkes katıldı ve yönetici seçimi sorunsuz tamamlandı. Bu örnek, modern çözümlerin ne kadar işe yaradığını gösteriyor.

Toplantı Günü: Oy Çokluğu ve Yönetici Seçimi

Toplantı günü geldi. Katılım nasıl olmalı? Kanun, toplantı yeter sayısını şöyle belirler: kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasının hazır bulunması gerekir. Yani 12 dairelik apartmanda en az 7 malik (veya vekili) toplantıda olmalı. Aksi halde toplantı yapılamaz.

Yönetici seçimi için karar nisabı, toplantıya katılanların salt çoğunluğudur. 7 kişi varsa, 4 kişinin evet demesi yeterli. Ama yönetim planını değiştirecekseniz, oran farklı. O zaman tüm maliklerin 4/5'inin oyu gerekir. Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 28 bu konuyu açıklar.

Toplantıda bir başkan seçilir. Başkan, oylamayı yönetir ve tutanağı imzalar. Tutanak çok önemli. Kimin kimi seçtiği, oy sayısı, itirazlar... Hepsi yazılmalı. Aksi halde ileride uyuşmazlık çıkabilir. Bize ulaşan bir vakada, tutanak tutulmamıştı ve yeni yönetici aidat toplarken malikler "Biz seni seçmedik" dedi.

Geçen yıl Bursa'da bir apartmanda yaşanan olay tam da bu konuya ışık tutuyor: Toplantıda yönetici seçilmiş, ancak tutanakta sadece "yönetici seçildi" yazılıp oy sayısı belirtilmemişti. Bir malik, "Ben oy kullanmadım, karar geçersiz" diyerek dava açtı. Mahkeme, tutanaktaki eksiklik nedeniyle kararı iptal etti ve apartman altı ay boyunca yöneticisiz kaldı. Bu sürede aidatlar toplanamadı, ortak giderler birikti ve sonunda herkes zarar etti. Tutanağın detaylı tutulması bu yüzden hayati önem taşır.

Toplantıya katılamayanlar vekil gönderebilir. Vekaletname yazılı olmak zorunda. Elde yazılmış bir kağıt bile iş görür. Ama vekaletnamede hangi konuda yetki verildiği açık olmalı. "Genel yetki" yazıp geçmeyin. Geçtiğimiz yıl Ankara'da bir apartmanda, vekaletnamesinde sadece "yönetici seçimi" yazan bir malik, toplantıda aidat artışı için de oy kullandı. Diğer malikler durumu fark edince karar iptal edildi ve apartman yönetimi yeniden kurulmak zorunda kaldı. Bu tür karışıklıkları önlemek için vekaletnameyi detaylı hazırlayın. Vekaletnamede "yönetici seçimi, bütçe onayı ve aidat belirleme" gibi maddeleri tek tek yazmak en doğrusudur. Ayrıca vekilin, malik olması şart değildir; kiracılar veya üçüncü kişiler de vekil olarak atanabilir.

Seçimden Sonra: İmza Sirküleri ve Bildirimler

Yönetici seçildi. Hemen notere gidin. Çünkü imza sirküleri hazırlanmalı. Noter, toplantı tutanağını ve imza sirkülerini düzenler. Masrafı apartman bütçesinden karşılanır.

Daha sonra, seçilen yönetici, göreve başladığını tüm maliklere yazılı olarak bildirmeli. Ayrıca icra dairelerine ve varsa bankaya da bildirim yapılır. Özellikle banka hesabı açılacaksa, yöneticinin yetkisi resmi olarak tevsik edilmeli.

İmza sirkülerinde yöneticinin adı, soyadı, TC kimlik numarası ve imzası yer alır. Bu belge, resmi işlemlerde kullanılır. apartman yönetimi nasıl kurulur sorusunun en kritik aşaması budur. Resmiyet kazanmayan bir yönetim, hukuken muhatap alınmaz. Bu kadar net.

Yönetim Planı Olmazsa Olmaz

Apartman yönetimi kurulurken çoğu kişi yönetim planını unutur. Halbuki bu belge, apartmanın anayasasıdır. Yönetim planında ortak alanların kullanımı, aidat miktarı, cezai şartlar gibi konular yer alır. Plan yoksa veya güncel değilse, sorun çıkması an meselesi. Bunu bir apartmanlı olarak söylüyorum.

Bize ulaşan bir vakada, yeni yönetici yönetim planını okumadan göreve başlamıştı. Üç ay sonra bir malik çatıya anten takmak istedi. Yönetim planında bu konu yasaklanmıştı. Yönetici bilmiyordu, izin verdi, sonra diğer malikler isyan etti. İşte bu tür durumlarla karşılaşmamak için yönetim planını baştan okuyun.

Plan yoksa, tüm maliklerin 4/5 oyu ile kabul edilmesi gerekir. Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 28 bu oranı netleştirir. Yani en zor kararlardan biridir. Ama bir kere kabul edildi mi, işler rahatlar. Antalya'da 8 dairelik bir apartmanda yönetim planı olmadığı için malikler sürekli tartışıyordu: Ortak bahçede kimin çamaşır asacağı, giriş kapısının kilitlenip kilitlenmeyeceği gibi basit konular bile kavgaya dönüşüyordu. Sonunda bir toplantı yapıp planı kabul ettiler ve apartmanda huzur sağlandı.

Yönetim planının bir kopyası kat maliklerine verilir. Belediyeye veya tapu müdürlüğüne vermenize gerek yok. Yeter ki apartman içinde herkesin erişimine açık olsun. Dijital ortamda da paylaşabilirsiniz. Ayrıca planın her sayfasını tüm maliklerin imzalaması gerekmez; sadece kabul kararının tutanağa geçirilmesi yeterlidir.

Planın değiştirilmesi de aynı oranı gerektirir: 4/5. Bu nedenle baştan iyi düşünün. Sonradan değiştirmek gerçekten çok zor. Örneğin, Eskişehir'de bir apartmanda yıllar önce "ortak alanlarda sigara içilmez" maddesi eklenmişti. Aradan geçen on yıl sonra çoğu malik bu kuralın değişmesini istedi, ama 4/5 çoğunluğu sağlayamadıkları için kural hâlâ geçerli.

Pratik İpuçları ve Sık Yapılan Hatalar

Yıllardır bu işin içinde olan yöneticilerden dinlediklerimize göre, en büyük hata toplantı gündeminin eksik yazılması. Örneğin "yönetici seçimi" yazıp "aidat miktarı"nı yazmamak. Aidat miktarı toplantıda konuşulsa bile karar geçersiz sayılabilir. O yüzden gündemi eksiksiz hazırlayın.

Bir diğer hata, katılım belgesi yani vekaletname eksikliği. Vekaletname yoksa o kişi katılmamış sayılır ve karar nisabı etkilenir. Özellikle küçük apartmanlarda her oy önemlidir. Bu yüzden vekaletnameleri önceden toplayın. Fark ettim ki çoğu kişi bunu son güne bırakıyor.

Ayrıca, toplantı tutanağında tarih ve imza eksikliği çok sık görülür. Tutanağı toplantı başkanı ve en az bir kat maliki imzalamalı. Aksi halde noter tasdik işlemleri reddedilir. Konya'da bir apartmanda tutanakta sadece başkanın imzası vardı, diğer malikler imzalamamıştı. Noter, "en az iki imza olmalı" diyerek sirküleri düzenlemedi ve yönetici iki hafta boyunca resmi işlem yapamadı.

Net Yönetim olarak, bu süreçleri otomatikleştiren bir sistem geliştirdik. Net Yönetim sayesinde toplantı duyuruları, oylama ve tutanak işlemleri dijital ortamda yapılabiliyor. Bunun yanında aidat takip programı ile bütçe yönetimi de çok kolay. Yöneticiler bu araçlarla hem zamandan hem de kağıttan tasarruf ediyor.

Bir konuyu daha vurgulayayım: yönetici seçildikten sonra banka hesabı açmak zorunludur. Aidatların toplandığı, giderlerin yapıldığı ayrı bir hesap olmalı. Yöneticinin kendi hesabıyla apartman hesabı karışmamalı. Aksi halde hesap verme sorunu çıkar. Bir vakada yönetici, aidatları kendi kredi kartına yatırmış, sonra faizler karışmış, mahkemelik olmuşlardı. Ayrıca, banka hesabı açılırken yöneticinin imza yetkisini tevsik eden noter onaylı karar örneği istenir. Bu belgeyi önceden hazırlayın ki işlemler hızlı ilerlesin.

Son olarak, cezai şartlar konusunda dikkatli olun. Kanun, yönetim planında belirtilen cezaların geçerli olduğunu söyler. Ama miktar her yıl yeniden değerleme oranında güncellenir. Aşırı yüksek cezalar koyarsanız, mahkeme iptal edebilir. Makul olmak en iyisidir. Örneğin, geç ödenen aidat için aylık %5 gibi bir ceza oranı mahkemelerce fahiş bulunabilir. Bunun yerine, kanuni faiz oranı veya daha düşük bir oran belirlemek daha güvenlidir. Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 28, yönetim planında belirtilen bu tür düzenlemelerin hukuki dayanağını oluşturur.

İşte bu kadar basit. Apartman yönetimi nasıl kurulur süreci aslında usule uymaktan ve her şeyi yazılı hale getirmekten ibaret. Unutmayın, apartman yönetimi bir ekip işidir. Herkesin fikri alınmalı ve kararlar şeffaf alınmalı. Aksi takdirde huzursuzluk kaçınılmaz.

Benzer sorunlar yaşayan bir yönetici arkadaşım vardı. Toplantıda her şey yolunda gitmiş, yönetici seçilmiş, tutanak tutulmuştu. Ama bir malik, toplantıya katılmadığı için kararı tanımadığını söyledi. Mahkeme, usule uygun yapıldığı için davayı reddetti. Yani kanun arkanızda. Yeter ki doğru yapın.

Sık Sorulan Sorular

Toplantıya katılamayan malik vekil gönderebilir mi?

Evet. Vekaletname yazılı olmak kaydıyla her malik kendisini temsil etmesi için bir vekil atayabilir. Vekaletnamede hangi konularda yetki verildiği açıkça belirtilmelidir. Vekilin kat maliki olması şart değildir. Ayrıca, vekaletname noter onaylı olmak zorunda değildir; elde yazılmış ve imzalanmış bir belge de geçerlidir, ancak sahtecilik riskine karşı noter onayı önerilir.

Yönetici seçimi için en az kaç malik toplantıda bulunmalı?

Kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasının hazır bulunması gerekir. Örneğin 10 daireli bir apartmanda en az 6 malik veya vekili toplantıda olmalıdır. Bu sayı sağlanamazsa toplantı yapılamaz. İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa, ikinci toplantı 15 gün sonra yapılır ve bu kez herhangi bir yeter sayı aranmaz; katılan maliklerin çoğunluğu ile karar alınabilir. Bu durum, Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 34 kapsamında düzenlenmiştir.

Yönetim planı yoksa ne yapmalıyım?

Tüm kat maliklerinin 4/5'inin yazılı onayı ile yeni bir yönetim planı kabul edilir. Bu plan, apartmanın anayasası niteliğindedir ve ortak alan kullanımı, aidat miktarı gibi konuları düzenler. Hazır örneklerden yararlanabilirsiniz ancak imzalar toplanmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 28 bu sürecin hukuki dayanağını oluşturur. Planın kabulü için toplantı yapmak yerine, yazılı onayları tek tek toplayabilirsiniz. Ancak bu yöntemde tüm maliklerin imzası gerektiği için pratikte toplantı yapmak daha kolaydır.