Site yönetimi şikayet yolları: nereye başvurulur

Site yönetiminden şikâyetçi olduğunuzda nereye gideceğinizi bilmek zor olabiliyor

Yıllardır Ankara'da çeşitli sitelerde yöneticilik ve danışmanlık yapıyorum. Tam 12 yıl. Onlarca farklı binada karşılaştığım en yaygın sorunlardan biri şu: insanlar site yönetimini şikayet etmek istiyor ama kime, nereye başvuracağını bilmiyor. Apartman toplantısında sesini yükseltmekle yetinip evine dönüyor. Oysa yasal olarak epey yol var. Hem de çoğu kişinin aklına gelmeyecek kadar basit.

Geçen yıl bir site sakininden telefon aldım. Aidatlar düzenli ödeniyor ama asansör aylardır çalışmıyor. Yöneticiyle konuşmuş, "Yakında yapılır" cevabını almış. Site yönetimi şikayet dilekçesi yazmış ama cevap yok. Ne yapacağını sormak için aradı. İşte o an fark ettim ki, bilgi eksikliği yüzünden insanlar çok fazla sabrediyor.

Bu yazıda önce kendi başıma gelen birkaç vakayı anlatacağım, sonra da yasal dayanakları ve başvuru noktalarını teker teker göstereceğim. Sonuna kadar okursanız, "Şikâyetimi nereye yapacağım?" sorusunun cevabını net olarak alırsınız.

Kat Mülkiyeti Kanunu ne diyor?

Çoğu site sakini bilmez: Kat Mülkiyeti Kanunu, yöneticinin görev ve sorumluluklarını çok net tanımlar. Yönetici, tesisatı çalışır durumda tutmak, ortak alanları temizletmek, aidatları toplamak ve harcamaları şeffaf yapmak zorundadır. Bunları yapmadığında ne olur?

Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 32'ye göre yönetici, kat maliklerinin haklarını korumak ve binanın bakımını sağlamakla yükümlüdür. Eğer bu yükümlülüğü yerine getirmezse, her kat maliki şikâyet hakkına sahiptir. Ayrıca Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 34'e göre yönetici, görevi kötüye kullanma veya ihmali durumunda kat maliklerinin talebiyle görevden alınabilir.

2021 yılında bir sitede yönetici, topladığı aidatları kendi hesabında tutuyor, harcama belgesi vermiyordu. Sakinlerden biri bana geldi. Birlikte bir ihtarname hazırladık. Yasal süreç başlatılacağını duyunca yönetici bir hafta içinde tüm belgeleri teslim etti. Kanunun sadece bir maddesini bilmek bile bazen işi çözüyor.

Bu arada, şunu da söyleyeyim: Kanun metni ilk okunduğunda biraz ağır gelebilir. Ama madde 32 ve 34 size yöneticiyi denetleme ve gerektiğinde değiştirme yetkisi veriyor. O maddelere bir kere göz atın derim.

Bir başka örnek vermem gerekirse, geçen yıl İstanbul'da bir danışanımın oturduğu sitede yönetici, ortak bahçeyi tamamen kendi kullanımına ayırmış, diğer sakinlerin girişini engelliyordu. Danışanım önce yazılı bir uyarı gönderdi, ardından KMK 34. maddeye dayanarak toplu dilekçe hazırladı. Yönetici üç hafta içinde görevden alındı ve bahçe yeniden herkese açıldı.

Site yönetimi şikayet başvurusu nereye yapılır?

Üç ana başvuru yolu var. Bunları sırasıyla yazıyorum ama hangi durumda hangisi işe yarar, ona da değineceğim.

Yöneticiye ve yönetim kuruluna yazılı başvuru

İlk adımda mutlaka yazılı bir dilekçe vermelisiniz. Sözlü şikâyetler kayıt altına alınmaz. Dilekçeyi elden teslim edip bir nüshasını imzalatın. Olmazsa taahhütlü postayla gönderin. Bu, ileride mahkemeye giderseniz elinizde delil olur.

Geçen ay bir danışanım yöneticiye "Havuz kullanılamıyor" diye söylenmiş. İki ay beklemiş. Sonra yazılı dilekçe verdiğinde yönetici ertesi hafta havuza klorlama yaptırdı. Bazen insanlar ciddi olduğunuzu yazılı görünce harekete geçiyor.

Dilekçeye şunları mutlaka ekleyin: Şikâyet konusu, tarih, yöneticinin cevap vermesi için 7 günlük süre talebi ve yasal dayanak olarak KMK 32 ve 34. maddeleri.

Kaymakamlığa veya belediyeye şikâyet

Yönetici yazılı başvurunuza rağmen harekete geçmezse, kaymakamlığa gidebilirsiniz. Site yönetimleri genellikle tüzel kişiliğe sahip olmadığı için doğrudan kaymakamlık müdahale edebilir. Özellikle hijyen, güvenlik ve yangın gibi acil konularda belediye zabıtası devreye girer.

2022 yazında bir sitede yönetici çöp konteynırlarını boşalttırmıyordu. Kokudan kimse balkona çıkamıyor. Sakinlerden biri belediye zabıtasını aradı. Zabıta ekipleri 24 saat içinde firmayı uyardı.

Arabuluculuk ve dava süreci

Eğer şikâyetiniz maddi bir zararla sonuçlandıysa, örneğin, bakımsız çatıdan su sızdı ve eşyalarınız ıslandı, arabulucuya gitmeniz gerekiyor. 2023'ten beri kat malikleri arasındaki uyuşmazlıklarda arabuluculuk zorunlu. Arabulucuda anlaşamazsanız sulh hukuk mahkemesinde dava açabilirsiniz.

Bir danışanımın dairesine 3 yıl boyunca tavan suyu aktı. Yönetici "Bütçede yer yok" dedi. Arabulucuda anlaştılar: Yönetici tüm tamiri yaptı ve zararın yüzde yetmişini karşıladı. Dava açsaydı belki daha uzun sürerdi. Arabuluculuk 2 ay içinde bitti.

Toplu eylem: birden fazla kişi şikâyet edince ne değişiyor?

Site yönetimi şikayet tek başınıza yapınca bazen ciddiye alınmayabilirsiniz. Ama beş kişi, on kişi olunca yönetici pozisyon değiştirmek zorunda kalıyor. Toplu dilekçede imza sayısı ne kadar fazlaysa, kaymakamlık da o kadar hızlı aksiyon alıyor.

2020'de bir sitede aidatların düzensiz harcandığı iddiası vardı. 12 kat maliki ortak dilekçe verdi. Kaymakamlık, bilirkişi atadı. Rapor sonucu yönetici değişti. O günden sonra o sitede harcamalar her ay asılıyor. İşin sırrı: kalabalık olmak.

Yalnız dikkat: Toplu şikâyette herkesin ayrı ayrı yazılı dilekçe vermesi gerekmez. Ortak bir metin hazırlayıp herkesin adını, dairesini ve imzasını ekleyin. Tek bir dosyayla işlem yapılıyor.

Dijital destek: Net Yönetim uygulamasıyla süreci takip etmek mümkün

Biraz teknik konuşacağım ama önemli. Şikâyet sürecini takip etmek, delilleri biriktirmek, toplu mesajlaşmak isteyenler için Net Yönetim uygulaması birebir. Ben danışman olarak birçok siteye bunu öneriyorum. Çünkü uygulama üzerinde her şikâyet kayda geçer, yanıtlanma süresi görünür.

Uygulamanın aidat takip programı özelliği sayesinde harcamalar anlık izlenir. Yönetici açıklama yapmazsa, sistem otomatik uyarı gönderir. Bu da sizin elinizi güçlendirir. Dijital kayıt, hukuki süreçte delil değeri taşır.

Bir danışanım geçen ay Net Yönetim üzerinden "Havuz klor seviyesi düşük" şikâyeti açtı. Yönetici 2 gün içinde harekete geçti. Çünkü sistem, yöneticiye cevap vermezse üst yönetime otomatik bildirim gideceğini söylüyordu. Basit bir korku ama işe yarıyor.

Şikâyet ederken nelere dikkat etmeli?

Şikâyet hakkınızı kullanırken yasal sınırları aşmayın. Aşağıda birkaç kritik nokta var. Bunları bizzat tecrübe ettim.

İspat yükü sizde. Şikâyet metninde iddia değil, belge sunun. Fotoğraf, fatura, tanık isimleri. "Asansör iki haftadır bozuk" yazmak yetmez. Çektiğiniz fotoğrafa tarih damgası koyun.

Yöneticiye karşı kaba veya tehditkâr olmayın. Bir danışanım yöneticiye "Seni şikâyet edeceğim, cezaevine gireceksin" demiş. O da ona hakaret davası açtı. Şikâyet hakkı kullanılırken üslup korunmalı.

Her şikâyet için ayrı bir dilekçe hazırlayın. "Asansör + temizlik + güvenlik" gibi üç konuyu tek dilekçede toplamayın. Her biri ayrı işlem grubu. Karışınca yönetici bazı maddeleri görmezden gelebiliyor. Geçen ay bu yüzden bir site sakini bana dert yandı: yönetici sadece bir maddeye cevap vermiş, diğerlerini es geçmiş. Dilekçe yeniden yazıldı, her konu ayrı ayrı gitti. Bugün itibarıyla üç sorun da çözüldü.

Toplantıda gündeme getirmek yetmez, yazılı takip şart

Yıllık genel kurulda söz alıp şikâyetinizi dile getirdiniz, yönetici "Not aldım, çözeceğim" dedi. Ama çözülmedi. Bunu yaşamayan yoktur. Genel kurul tutanağına geçmeyen sözlü şikâyetler hukuken bir işe yaramaz.

O nedenle her genel kurul öncesinde yazılı şikâyet dilekçenizi yönetime sunun. Tutanakta "şu konu gündeme alındı" şeklinde değil, "Malik Ahmet Bey'in yazılı başvurusu görüşüldü" ibaresi geçsin. Bu, dava sürecinde en güçlü delillerden biri.

Bir danışanım 2019 genel kurulunda "Otoparkta yabancı araçlar var" dedi. Tutanağa geçmedi. 2021'de otopark tamamen işgal edilmişti. Mahkemede eli boş kaldı. Daha sonraki senelerde yazılı takip başlattı ve kaybettiği davayı kazandı. Süreklilik önemli.

Unutmamanız gereken bir şey daha var: Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 33, kat maliklerinin yöneticiye karşı açacağı davaların usulünü düzenler. Bu maddeye göre, şikâyetlerinizi yazılı olarak iletmezseniz, mahkemede hak kaybı yaşayabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Site yönetimi şikayet dilekçemi kime vermeliyim?

Dilekçenizi öncelikle site yöneticisine veya yönetim kurulu başkanına verin. Elden teslim ederken bir nüshasını imzalatarak saklayın. Yönetici 7 gün içinde cevap vermezse kaymakamlığa veya belediyeye başvurabilirsiniz.

Yönetici görevini yapmazsa doğrudan dava açabilir miyim?

2023'ten beri önce arabulucuya gitmek zorunlu. Arabulucuda anlaşamazsanız sulh hukuk mahkemesinde dava açabilirsiniz. Doğrudan dava açmak mümkün değil. Arabuluculuk süreci genellikle 1-2 ay sürer.

Birden fazla kişi şikâyet edince süreç hızlanır mı?

Evet, kesinlikle hızlanır. Kaymakamlık ve belediye, toplu şikâyetleri öncelikli işleme alır. Ortak bir dilekçeyle en az 5-10 kişi başvurursa denetim daha hızlı gerçekleşir. Yönetici de bu durumda geri adım atmak zorunda kalır.